«О взаимодействии отделов и территориально удаленных отделов управления по вопросам делопроизводства»

Уважаемые коллеги!

В результате реорганизации УФК по Ульяновской области в форме присоединения к нему отделений в 2010-2011 годах приказами управления были введены в действие Порядки взаимодействия отделов и территориально удаленных отделов управления по различным направлениям деятельности.

Административный отдел непосредственно осуществляет деятельность по работе:

• с входящими, исходящими и внутренними документами в ППО АСД «LanDocs»;
• с исполнительными листами в части регистрации документов;
• с соглашениями и регламентами, заключенными между управлением и органами местного самоуправления.

В целом данные Порядки работают в полном объеме, однако необходимо уточнить некоторые детали в работе управления с удаленными отделами управления, которые вызывают сбои в работе.

1. По работе с входящими в удаленный отдел документами необходимо обратить внимание на следующее:
   • сотрудники удаленных отделов принимают от клиентов письма будущими числами и присылают их на регистрацию;
   • при приеме писем от клиентов необходимо проверять наличие номера и даты письма;
   • при сканировании писем необходимо обратить особое внимание на качество сканирования (документы направляются нечитаемые, с пропущенными страницами и т.д.);
   • необходимо назначить ответственных за прием, сканирование, отправку на регистрацию в ППО АСД «LanDocs» и регистрацию бумажного носителя (одного или всех сотрудников, если распределение в отделе по клиентам, например), возможно отразить это в должностных регламентах сотрудников;
   • при заполнении РК документа при направлении на регистрацию некорректно заполняется поле «Краткое содержание», «Примечание» (в Порядке по делопроизводству это подробно отражено);
2. По работе с исходящими документами необходимо обратить внимание на следующее:
   • при подготовке писем нужно использовать шаблоны писем;
   • письма должны быть подготовлены с соблюдением Правил русского языка. Визирование производится на соответствие Законодательству РФ и Инструкции по делопроизводству и по существу вопроса. Ответственность за изложенную в письме информацию в соответствии с Правилами русского языка несет исполнитель и его начальник отдела. (Текст письма должен начинаться с красной строки, фразы должны быть правильно построены, слова согласовываться между собой и т.д.);
   • прежде чем направлять письмо на визирование, начальник отдела должен проверить письмо, которое направляет исполнитель от его отдела;
   • списание исходящих писем в ППО АСД «LanDocs» начальниками некоторых удаленных отделов производится нерегулярно и образуются большие долги.
3. По работе с исполнительными листами в части регистрации документов необходимо обратить внимание на следующее:
   • регистрация исполнительных листов в соответствии с приказом управления осуществляется до 16:00. Это значит, что номер уже должен быть получен до 16:00. Удаленные отделы направляют документы до 15:59 включительно. У Делопроизводителя уже нет времени на проверку того, что прислали и регистрацию. А если это сделают одновременно 23 удаленных отдела, то у Делопроизводителя уже нет времени на своевременную регистрацию. После этого начальнику Отдела расходов еще нужно рассмотреть все документы. Просьба направлять исполнительные листы на регистрацию как можно раньше;
   • сотрудник удаленного отдела, направив документ на регистрацию, не выходит из РК документа, что приводит опять же к временным срывам в регистрации;
   • необходимо обратить также особое внимание на качество сканирования (бумажный носитель остается в удаленном отделе и у нас нет возможности в крайнем случае провести сравнение с оригиналом);
   • если исполнительный лист поступает по почте, то в обязательном порядке необходимо сканировать конверт, так как исходя из даты на заявлении не понятно, нарушен ли срок регистрации (регистрация должна быть в день поступления документа). Если в конверте несколько комплектов с исполнительными документами, то конверт нужно сканировать к каждому пакету документов.
4. В связи с отсутствием автотранспорта в удаленных отделах с февраля 2012 года встал вопрос об отправке документов из удаленных отделов в управление. Отправка документов должна осуществляться по почте или нарочно с машиной управления. Во избежание потери документов просим Вас подписывать на конверте, в какой отдел адресуется почта. Если в одном конверте документы для нескольких отделов, то подписывайте для кого конкретно они предназначены.
5. При отправке документов по почте из удаленных отделов необходимо работать по Договору на оказание услуг почтовой связи. Договор направлялся Вам в ППО АСД «LanDocs». Напоминаем Вам, что необходимо следить за состоянием денежных средств на счете в Вашем отделении почтовой связи, своевременно заказывать новый счет, согласовывая сумму с начальником Административного отдела. Также необходимо не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным, представлять в Отдел финансового обеспечения акты оказанных услуг. По этому вопросу тоже было разъясняющее письмо.

Рекомендации:

1. Каждый сотрудник удаленного отдела, тем более начальник отдела, должен уметь работать в ППО АСД «LanDocs».
2. Подписывать ЭП начальника отдела в ППО АСД «LanDocs» другим лицам недопустимо. И.о. начальника удаленного отдела должен работать в режиме замещения и подписывать документы своей ЭП.
3. В соответствии с приказом управления начальники отделов назначены ответственными за соблюдение сотрудниками отделов требований Порядка взаимодействия по делопроизводству.
4. Необходимо более подробно проработать вопрос взаимозаменяемости сотрудников (при уходе в отпуск сотрудника вместо него остаются абсолютно необученные люди, возникают сбои и ошибки в работе удаленного отдела и управления в целом).
5. Если Вам необходимо проконсультироваться по телефону по какому-либо Порядку взаимодействия, просьба иметь перед собой соответствующий приказ управления.