Добрый день, уважаемые коллеги.
В 2008 году выполнение Федерального закона № 94-ФЗ по государственным закупкам осуществлялось согласно Плана закупок утвержденного руководителем управления. Способы размещения заказа осуществлялись:
1) путем проведения торгов в форме открытого конкурса, аукциона;
2) без проведения торгов (запрос котировок, у единственного поставщика).
В 2008 году было проведено 7 аукционов, из них 4 аукциона на оказание услуг по открытию и ведению банковских счетов для проведения операций по обеспечению получателей бюджетных средств наличными денежными средствами в Отделениях по Заволжскому району г.Ульяновска, по Вешкаймскому району, по Сурскому району, по Кузоватовскому району; 2 аукциона на оказание услуг по открытию и ведению на балансовом счете 40116 банковских счетов для осуществления операций с наличными деньгами бюджетополучателей в Управлении и Отделениях по Карсунскому району, Новомалыклинскому району, Павловскому району, Радищевскому району, Старокулаткинскому району, Тереньгульскому райну, Цильнинскому райну, Базарносызганскому району, г.Барышу и Барышскому району, Майнскому району, Николаевскому району, Сенгилеевскому району, Старомайнскому району, Ульяновскому району, Чердаклинскому району.
По итогам проведения аукционов цена права заключения контрактов составила 30400,00 рублей, данная сумма перечислена в бюджет;
1 аукцион на поставку легкового автомобиля для Управления.
В 2008 году проведено 3 открытых конкурса, из них 2 открытых конкурса на оказание услуг по обязательному страхованию гражданской ответственности транспортных средств и 1 открытый конкурс на оказание услуг по сопровождению прикладного программного обеспечения между 25 отделениями УФК по Ульяновской области. По результатам проведения конкурсов заключены контракты на сумму 4255693 рубля.
Наибольшее количество контрактов заключено при размещении заказов путем проведения запросов котировок – проведено 41 котировка. По результатам проведения котировок заключены контракты на сумму 9504978 рублей.
Федеральный закон № 94-ФЗ не только обеспечил прозрачность торгов, но и позволил в 2008 году сэкономить 2345989 рублей бюджетных средств.
В целях упорядочения документооборота между Управлением Федерального казначейства по Ульяновской области и отделениями управления издан приказ от 27.02.2009 № 39 «Об утверждении Порядка работы с документами в прикладном программном обеспечении автоматизированной системы документооборота «LanDocs». Приказ вступил в силу 02 марта 2009 года.
Данный приказ не отменяет Инструкцию по делопроизводству отделений.
В данном приказе назначен ответственный за прием, регистрацию и отправку посредством ППО АСД «LanDocs» документов отделений в управлении, а также ответственные за прием документов отделений в ходе правового сопровождения деятельности отделений Центрами правового сопровождения деятельности отделений.
Документы, направляемые посредством ППО АСД «LanDocs», заверяются ЭЦП уполномоченных лиц управления и отделений, наделенных правом подписи электронных документов. Порядок изготовления, плановой смены и использования ЭЦП, выдачи сертификатов открытых ключей регламентируется отдельными инструкциями (договором об обмене электронными документами и др.).
Порядок работы с документами в ППО АСД «LanDocs» в отделениях управления определяет:
- Работу с входящей корреспонденцией.
- Работу с исходящей корреспонденцией.
- Работу в ходе правового сопровождения деятельности отделений управления.
2.1. Документы управления направляются посредством ППО АСД «LanDocs» в отделения управления в соответствии со следующим перечнем:
а) в соответствии с резолюцией руководства управления:
- корреспонденция из Федерального казначейства или Министерства Финансов Российской Федерации;
- корреспонденция из учреждений и организаций Российской Федерации;
- обращения граждан (предложения, заявления, жалобы);
б) исходящая корреспонденция управления;
в) приказы управления в соответствии с указателем рассылки к приказу;
г) запросы отделов управления;
д) информация отделов управления.
2.2. Документы управления направляются в отделения управления посредством ППО АСД «LanDocs» неконтрольным сообщением (тип сообщения – письмо, для сведения, для руководства и др.) на имя руководителя отделения. При этом текст сообщения может содержать конкретное поручение руководителю отделения. Бумажный оригинал документа остается в управлении.
Запросы отделов могут отправляться в отделения контрольным сообщением (тип сообщения – отчетная форма).
2.3. Документы управления в ППО АСД «LanDocs» поступают во входящую почту сотрудника отделения. Регистрация, обработка и распределение поступающих документов отделения производится в соответствии с инструкцией по делопроизводству отделения.
2.4. Неконтрольные сообщения остаются во входящей почте сотрудника отделения, либо перемещаются в архив входящей почты. Контрольные сообщения требуют отчета. В случае необходимости к отчету прикрепляется исходящий документ отделения.
3.1. Документы отделения направляются посредством ППО АСД «LanDocs» в управление и регистрируются в журнале входящей корреспонденции управления в соответствии со следующим перечнем:
а) ответы на запросы управления;
б) инициативные письма.
3.2. Документы отделения направляются посредством ППО АСД «LanDocs» напрямую в отделы управления в соответствии со следующим перечнем:
а) ответы на запросы отдела управления;
б) документы к установленному сроку;
в) нерегламентированная отчетность отделения.
3.3. Исходящая корреспонденция отделения подготавливается, обрабатывается и регистрируется в соответствии с инструкцией по делопроизводству отделения.
3.4. Для отправки исходящей корреспонденции отделения посредством ППО АСД «LanDocs» в управление в журнале «Исходящая корреспонденция отделения» создается регистрационная карточка документа (далее – РК), к которой присоединяется файл документа с впечатанным исходящим номером документа.
3.5. Исходящая корреспонденция отделения в соответствии с пунктом 3.1. настоящего Порядка направляется в управление из журнала «Исходящая корреспонденция отделения» ППО АСД «LanDocs» неконтрольным сообщением (тип сообщения – письмо) на имя сотрудника управления, ответственного за прием, регистрацию и отправку посредством ППО АСД «LanDocs» документов отделений.
3.6. При направлении в отдел управления документов в соответствии с пунктом 3.2. настоящего Порядка РК документа создается аналогично с прикреплением файла документа. Документы отделения направляются в управление из журнала «Исходящая корреспонденция отделения» ППО АСД «LanDocs» неконтрольным сообщением (тип сообщения – письмо) на имя ответственного сотрудника отдела управления или в виде отчета по контрольному сообщению (тип сообщения - отчетная форма) с прикреплением в случае необходимости исходящего документа отделения.
3.7. Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, конфиденциальную информацию (персональные данные) в журнал «Исходящая корреспонденция отделения» ППО АСД «LanDocs» не вносятся.
4.1. В ходе правового сопровождения деятельности отделений управления документы отделения направляются посредством ППО АСД «LanDocs» в Центры в соответствии с нижеследующим перечнем.
4.1.1. Документы, направляемые на правовую экспертизу (подготовку заключения):
а) проекты локальных актов прикрепленных отделений;
б) проекты договоров, государственных контрактов, соглашений, заключаемых прикрепленными отделениями;
в) исполнительные документы, поступившие на исполнение в прикрепленные отделения, а также документы, отменяющие или приостанавливающие исполнение судебного акта;
г) документы для открытия, переоформления и закрытия лицевых счетов главных распорядителей, распорядителей, получателей средств бюджета, администраторов доходов бюджета и администраторов источников финансирования дефицита бюджета в прикрепленных отделениях.
4.1.2. Поступившие в отделение процессуальные документы (судебные акты, исковые заявления и др.) по делам, по которым привлечены отделения, управление, Минфин России и Федеральное казначейство, и направляемые посредством ППО АСД «LanDocs» в Центры для организации и ведения работы по представлению в судебных органах интересов прикрепленных отделений, управления, Минфина России и Федерального казначейства.
4.1.3. Другие документы, указанные в Регламенте Центра правового сопровождения деятельности отделений Управления Федерального казначейства по Ульяновской области, утвержденным приказом управления от 14.11.2007 № 111, и Порядке документооборота в ходе правового сопровождения деятельности отделений между отделениями и Центрами, Центрами и начальником юридического отдела Управления Федерального казначейства по Ульяновской области, утвержденном приказом управления от 12.05.2008 № 58.
4.2. Для отправки документов в соответствии с пунктами 4.1.1., 4.1.2. и 4.1.3. настоящего Порядка посредством ППО АСД «LanDocs» в Центры в «Журнале регистрации документов в Центр №1 (№2, №3, №4, №5)» создается регистрационная карточка документа (далее – РК), к которой присоединяются файлы документа.
В РК документа поле «Вид документа» заполняется следующим образом:
а) проекты локальных актов прикрепленных отделений (вид документа – приказ);
б) проекты договоров, государственных контрактов, соглашений, заключаемых прикрепленными отделениями (вид документа – договор);
в) исполнительные документы, поступившие на исполнение в прикрепленные отделения, а также документы, отменяющие или приостанавливающие исполнение судебного акта (вид документа – исполнительный лист);
г) документы для открытия, переоформления и закрытия лицевых счетов главных распорядителей, распорядителей, получателей средств бюджета, администраторов доходов бюджета и администраторов источников финансирования дефицита бюджета в прикрепленных отделениях (вид документа – заявление);
д) процессуальные документы (судебные акты, исковые заявления и др.), поступившие в отделения по делам о представлении интересов прикрепленных отделений, управления, Минфина России и Федерального казначейства (вид документа – исковое заявление);
е) другие документы, указанные в Порядке документооборота в ходе правового сопровождения деятельности отделений между отделениями и Центрами, Центрами и начальником юридического отдела Управления Федерального казначейства по Ульяновской области, утвержденном приказом управления от 12.05.2008 № 58 (вид документа - письмо).
4.3. При повторном направлении документов, перечисленных в пункте 4.1.1. настоящего Порядка, посредством ППО АСД «LanDocs» в Центры к РК необходимо дополнительно прикреплять ранее полученное отделением соответствующее заключение правовой экспертизы (далее – заключение).
4.4. Документы отделения в соответствии с пунктом 4.1.1. настоящего Порядка направляются в Центры из «Журнала регистрации документов в Центр №1 (№2, №3, №4, №5)» ППО АСД «LanDocs» контрольным сообщением (тип сообщения – отчетная форма) на имя сотрудника юридического отдела управления, ответственного за прием посредством ППО АСД «LanDocs» документов отделений в ходе правового сопровождения деятельности отделений.
4.5. Ответственный сотрудник юридического отдела (для Центра №1) перенаправляет отчетную форму сотрудникам Центра №1 и при необходимости ставит документ на контроль в ППО АСД «LanDocs».
4.6. Сотрудник Центра, получив отчетную форму, подготавливает в установленные сроки заключение.
4.7. Для отправки заключения посредством ППО АСД «LanDocs» в отделение в «Журнале регистрации заключений к документам, присылаемым в Центр №1 (№2, №3, №4, №5)» создается РК, к которой присоединяются файлы с присланными отделением документами и файл с заключением. Номер заключения должен быть впечатан в текст файла, номер РК – создается автоматически.
4.8. Заключение направляется в отделение из входящей почты ППО АСД «LanDocs» в виде отчета по контрольному сообщению (отчетной форме) с прикреплением присланных на правовую экспертизу документов из «Журнала регистрации заключений к документам, присылаемым в Центр №1 (№2, №3, №4, №5)».
4.9. Ответственный сотрудник юридического отдела (для Центра №1) перенаправляет полученную от сотрудника Центра №1 отчетную форму в прикрепленное отделение и при необходимости снимает документ с контроля в ППО АСД «LanDocs».
4.10. Отчет с прикрепленными заключением и присланными отделением в Центр документами поступает во входящую почту сотрудника отделения, направившего отчетную форму. Сотрудник отделения, направивший отчетную форму, должен принять отчет по контрольному сообщению.
4.11. Поступившие в отделения заключения и документы обрабатываются в соответствии с Порядком документооборота в ходе правового сопровождения деятельности отделений между отделениями и Центрами, Центрами и начальником юридического отдела Управления Федерального казначейства по Ульяновской области, утвержденном приказом управления от 12.05.2008 № 58, и инструкцией по делопроизводству отделения.
4.12. Документы отделения в соответствии с пунктами 4.1.2. и 4.1.3. настоящего Порядка направляется в Центры из «Журнала регистрации документов в Центр №1 (№2, №3, №4, №5)» ППО АСД «LanDocs» неконтрольным сообщением (тип сообщения – письмо) на имя сотрудника юридического отдела управления, ответственного за прием посредством ППО АСД «LanDocs» документов в ходе правового сопровождения деятельности отделений. Данные сообщения не требуют отчета Центра в отделения посредством ППО АСД «LanDocs».
Вопрос №1. На распечатанных входящих документах отсутствует номер и дата. Следует ли их добавлять из РК?
Ответ: Номер и дату документа необходимо проставлять вручную на распечатанном документе. Номер и дата документа отображаются в сообщении в поле «Документ» или в РК документа (выход в РК через Документ-основание в сообщении - Открыть РК). Возможности программы предусматривают подписание файла документа, поэтому впечатывание номера в файл после его подписания в ППО АСД «LanDocs» невозможно.
Вопрос №2. Должны ли соответствовать номера исходящей корреспонденции в журнале исходящей корреспонденции и в РК?
Ответ: Номера совпадать не должны. Исходящий номер документа в соответствии с вышеуказанным порядком присваивается в соответствии с инструкцией по делопроизводству отделения и впечатывается в файл, а номер РК присваивается программой автоматически. Отделениями в ППО АСД «LanDocs» регистрация документов не ведется, а только создаются и отправляются сообщения.
Вопрос №3. Что делать с документом, если получатель письма, не прочтя письма временно отсутствует (отпуск, командировка и т.п.)?
Ответ: В настоящее время корреспонденция управления направляется на имя руководителя отделения, поэтому на время его отсутствия назначается заместитель. Заместителя может назначить администратор ППО или руководитель отделения самостоятельно (Пользователь – назначение заместителя – фамилия заместителя). Для работы в ППО АСД «LanDocs» в режиме замещения Заместитель после входа в АСД переходит через меню «Пользователь – замещение – фамилия» в режим работы под фамилией руководителя отделения.
Вопрос №4. Как формировать имя файла?
Ответ:В произвольной форме.
Вопрос №5. Как происходит отправка почты от имени исполнителя, не указанного в перечне сотрудников ППО АСД «LanDocs».
Ответ: Отправку почты от имени исполнителя может производить сотрудник отделения, указанный в перечне и которому выдан ключ. Добавлять сотрудников в перечень ППО АСД «LanDocs» может только администратор ППО управления.
Вопрос №6. Достаточно ли установить ППО АСД «LanDocs» только на одном компьютере?
Ответ: Для того чтобы работать в рамках вышеназванного порядка, в настоящее время достаточно установить ППО на одном компьютере и работать, используя свой ключ.
Вопрос №7. Весь ли документооборот между УФК и отделениями должен проходить через ППО АСД «LanDocs»? Возможен ли обмен документами в ППО АСД «LanDocs» между отделениями?
Ответ: Документы направляются посредством ППО АСД «LanDocs» в соответствии с перечнем, определенным в п. 2.1., 3.1., 4.1. порядка. Также возможен обмен документами через СЭД 4-й контур «Произвольные документы». ППО СЭД 4-й контур необходимо использовать только при наличии прямых указаний УФК об отправке документов через ППО СЭД. Во избежание нагрузки на сервер управления для обмена неофициальными документами между отделениями необходимо использовать корпоративную электронную почту.
Вопрос №8. Оформлять или нет журналы входящей и исходящей корреспонденции на бумажном носителе?
Ответ: Регистрация документов отделения осуществляется в журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции отделения в соответствии с инструкцией по делопроизводству отделения только на бумажном носителе. Ведение журналов принятых и отправляемых сообщений отделения необходимо для осуществления контроля за полнотой сведений о принятых и отправляемых сообщениях отделения.
Необходимо внимательно изучить и неукоснительно соблюдать доведенный порядок работы с документами.
Исходящую корреспонденцию отделения, предназначенную руководству, необходимо направлять на ответственного за прием, регистрацию и отправку в ППО АСД «LanDocs» сотрудника, определенного п.3 приказа управления от 27.02.2009 № 39 (Калину И.В.). На руководство письма направлять не нужно, так как тогда они проходят мимо регистрации.
При выборе типа сообщения при отправке в ППО АСД «LanDocs» контрольные сообщения (отчетные формы) необходимо отсылать только сотрудникам правовых центров, остальным сотрудникам управления (в том числе и Калиной И.В.) отсылаются только неконтрольные сообщения (письма), так как сотрудники управления не должны отчитываться по поручениям сотрудников отделения.
Спасибо за внимание.